Regeln der internen Kommunikation: Spezialfall IT-Projektabwicklung

Wenn der Kunde mitliest – Transparenz in der Projektabwicklung erfordert besonderes Verantwortungsbewusstsein

Worauf zu achten ist, wenn Entwickler und Kunden gemeinsam im Projektmanagement arbeiten

In kaum einem anderen Gebiet sind interne und externe Kommunikation so ineinander verwoben wie in der IT-Projektabwicklung. „Kunden haben in der Regel Zugriff auf große Bereiche des Projektmanagements und damit auch Einblick in die interne Kommunikation und die Arbeitsabläufe. Diese ungewöhnliche Transparenz erfordert allerdings hohe Disziplin im gegenseitigen Umgang auf beiden Seiten“, warnt Bastian Rang, Geschäftsführer der Ludwigsburger ipunkt Business Solutions OHG. ipunkt hat einige Regeln zusammengestellt, die maßgeblich zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit betragen.

„Ist gestern wieder mal spät geworden, aber jetzt ist die neue Version auf dem Server.“

Inzwischen sollte es selbstverständlich sein, dass bei jeglicher Kommunikation, die nicht im ausgesprochen privaten Umfeld angesiedelt ist, die Netiquette zwingend eingehalten werden muss. Entsprechende Richtlinien existieren in den meisten Unternehmen und werden in der Regel auch befolgt. Darüber hinaus sind solche Informationen und persönliche Anmerkungen strikt zu vermeiden, die nicht konkret Arbeitsabläufe sowie Aufgaben dokumentieren oder beschreiben. „Entwickler sind es gewohnt, intern mit Projektmanagement-Tools zu arbeiten. Entsprechend nutzen viele das Ticketsystem, um aktuelle Abläufe zu kommentieren“, erklärt Rang. „Immer wieder bekommen so Kunden Einschätzungen zu Gesicht, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.“

„Wie ich sehe, lesen Sie Spiegel-Online. Ich hoffe Sie kommen nebenbei noch zum Arbeiten.“

Eigentlich ein alter Hut, aber dennoch nie aus der Mode: Unbearbeitete Screenshots. Ob eine Aufnahme der Anwendung im Browser, der App auf dem Smartphone oder dem Tablet – stets sollte darauf geachtet werden, Bookmarks, geöffnete Tabs oder andere Anwendungen, gegebenenfalls auch die Browsereingabezeile, unkenntlich zu machen. Auch wenn es manchmal auf den ersten Blick unnötig erscheint, kann man nie sicher sein, wen eine solche Aufnahme letzten Endes erreicht. „Der Aufwand das Bild zu bearbeiten ist verhältnismäßig gering. Demgegenüber kann ein Schaden stehen, der im harmlosen Fall für ein paar Lacher in der Verteilerrunde sorgt. Im Worst-Case verbreiten sich so auftragsschädigende Firmeninterna“, gibt der ipunkt IT-Chef zu bedenken.

„Wie weit ist denn der Webshop? Hat sich seit Montag denn etwas mit der Einbindung unseres Firmenblogs getan? Passiert denn auch was in Sachen Layout? Und warum bekomme ich eigentlich nie eine Mail von Ihnen?“

Projektmanagement-Tools gehören für Entwickler und IT-Projektmanager zum täglichen Handwerkszeug. Gleiches gilt jedoch nicht für jeden Kunden. Deshalb ist es wichtig genau zu erklären, welche Mittel dem Auftraggeber zur Verfügung stehen und wie er sie für eine effektive Kommunikation nutzten kann. „Wenn der Kunde weiß, wie er den Status des laufenden Projektes kontrollieren und sich über Fortschritte in den einzelnen Aufgabenbereichen selbst informieren kann, spart sich der Projektmanager wertvolle Zeit am Telefon oder mit der Beantwortung täglicher Mailanfragen“, betont Rang „Der Kunde wiederum wird schnell den Mehrwert der transparenten Arbeitsweise erkennen, denn sie spart auch ihm Zeit und Geld.“

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Über die ipunkt Business Solutions OHG Seit der Firmengründung im Sommer 2001 hat sich die ipunkt Business Solutions OHG auf die Konzeption, Entwicklung und das Projektmanagement von Web-Applikationen für Geschäfts- und Privatkunden spezialisiert. Zu den nationalen und internationalen Klienten gehören Einzel- und Großunternehmen, die High-End-Lösungen im Bereich der digitalen Datenverarbeitung benötigen, aber auch Privatpersonen, die einen Profilauftritt wünschen.

Das Portfolio der ipunkt Business Solutions umfasst u.a. individuelle Redaktionssysteme für Verlage, Bezahlsysteme und Shop-Lösungen für Einzelhändler, Content-Managment-Systeme oder Facebook-Applikationen. Zu den jüngsten am Markt etablierten Produkten gehören demobereich und mitarbeiterbereich. Hinter demobereich steht ein serverbasiertes Projektmanagement- und Versionsverwaltungswerkzeug mit Ticketsystem und weiteren Komfortdiensten, das speziell auf Web-Entwickler zugeschnitten ist. Der mitarbeiterbereich unterstützt die Verwaltung der Abwesenheit von Mitarbeitern beispielsweise durch Urlaub oder Krankheit und verdeutlicht mit Hilfe einer kalendarischen Dokumentation die täglich verfügbare Produktivität im Unternehmen. Der Firmensitz von ipunkt Business Solutions liegt im baden-württembergischen Ludwigsburg. Die Geschäftsführung obliegt Robert Kummer und Bastian Rang.

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